Apakah Anda tahu bagaimana karyawan Anda menghabiskan waktu di tempat kerja dan seberapa produktif mereka? Jika Anda tidak tahu, Anda tidak sendirian.

Survei PwC baru-baru ini terhadap para eksekutif senior dari 150 lembaga keuangan di seluruh dunia menyoroti betapa sedikit dari mereka yang secara sistematis memantau produktivitas para karyawannya. Asumsinya, hal yang sama juga berlaku di banyak industri lain.

Ini tentunya peluang besar yang terlewatkan. Tanpa informasi dan analisis alur kerja, Anda tak dapat melihat di mana Anda mungkin dapat menghemat atau mengarahkan sumber daya. Menurut sebuah penelitian, pekerja kantor mengatakan mereka berhasil "memangkas" sekitar tiga jam produktif dari delapan jam kerja perharinya.

Pemantauan waktu dapat meningkatkan fokus pekerja dengan memotivasi mereka untuk meminimalkan kegiatan yang tidak produktif. Tapi biasanya, "pemantauan" akan dicurigai oleh karyawan, bahkan karyawan bisa menolak dipantau. Beberapa akan melihatnya sebagai ancaman terhadap pekerjaan mereka, bahkan penghinaan terhadap status mereka.

Banyak yang mungkin merasa tidak bebas bereksperimen dan takut gagal saat tahu ada yang mengawasi setiap gerakan mereka. Tetapi, jika diatur dan dijalankan dengan baik, pemantauan dapat mendorong pencapaian, pengakuan, dan pengembangan karier dengan cara yang memberdayakan karyawan alih-alih menindas atau menghukum mereka.

Jadi, apa rahasia untuk membuat para karyawan mau dimata-matai?

Baca juga: Target Tak Tercapai Karena Karyawan Cuti? Siasati Dengan 5 Cara Ini!

Pastikan Anda mengukur hal-hal yang benar. Fungsi yang berbeda memerlukan metrik yang berbeda (mis., Back office versus penjualan atau penasihat klien). Pemantauan perlu mencerminkan fakta ini. Setiap orang memiliki manfaat yang berbeda bagi perusahaan, jangan pukul rata! Untuk memastikan relevansi dan obyektivitas, penting untuk mengukur tugas-tugas yang ditetapkan dan menetapkan tanggung jawab untuk setiap peran.

Bersikap transparan tentang apa yang Anda lakukan. Diam-diam mengawasi karyawan bukanlah hal yang baik, bahkan bisa jadi ini ilegal, lho. Anda akan kehilangan kepercayaan mereka dan tak ada efek positif yang bisa didapatkan.

Jadi, sebelum mulai pemantauan, jelaskan kepada karyawan apa tujuan bisnis Anda, data apa yang akan Anda kumpulkan, bagaimana Anda akan mengumpulkannya, dan bagaimana itu akan digunakan.

Biarkan karyawan puas mengajukan pertanyaan dan menyampaikan kecemasan apa pun. Jawab langsung secara terbuka dan jangan menghindar. Jika tidak, kekhawatiran dapat memburuk. Hal-hal yang tak terjawab pasti akan diisi oleh karyawan dengan rumor dan disinformasi.

Baca juga: 6 Cara Hadapi Toxic Boss

Tekankan sisi positifnya. Metrik produktivitas menawarkan cara yang benar-benar obyektif untuk mengenali dan menghargai kinerja. Sampaikan hal ini pada karyawan. Tekankan bahwa pemantauan ini bisa dianggap seperti aplikasi pemantauan kebugaran. 

Sistem pemantauan yang benar dapat mendorong orang untuk berpikir tentang cara meningkatkan kinerja mereka, sambil memberikan data yang akan membantu mencapai tujuan.

Pengukuran obyektif juga membantu mengenali orang yang berprestasi, yang menyelesaikan sesuatu tetapi tidak selalu mendapat pujian. Jadi, bukan hanya orang yang sekadar datang dan pergi sesuai jam kerja tapi tidak mengerjakan apa-apa di kantor.

Dan meskipun orang-orang cenderung khawatir bahwa pekerjaan dapat dipertaruhkan - dan bahkan orang yang berkinerja buruk mungkin harus pergi - staf yang tersisa mungkin merasa lega bahwa mereka tidak lagi bersama orang-orang ini.

Bantu semua orang untuk menjaga perspektif. Tapi ingat, pemantauan ini ada bahayanya. Misalnya, pemantauan produktivitas yang ketat membuat karyawan terlalu fokus pada hal itu dan mengorbankan tujuan yang sama atau bahkan lebih penting lainnya, seperti kolaborasi, peningkatan keterampilan, atau pendampingan dan pengembangan.

Bukannya jadi produktif, karyawan malah sibuk mengejar hal-hal yang diukur saja. 

Bahaya lainnya: orang mungkin ragu untuk mencoba bekerja dengan cara baru atau mengambil risiko karena takut itu akan mempengaruhi hasil mereka.

Jadi, ingatkan semua orang tentang misi dan tujuan menyeluruh Anda dan lakukan evaluasi kinerja yang seimbang.

Baca juga: Sudah Pantas Menyandang Predikat Bos?

Merepersonalisasikannya. Karyawan mungkin merasa cemas tentang pengawasan pribadi atau takut bahwa mereka menjadi target atau disalahkan atas masalah produktivitas yang mereka lihat berada di luar kendali mereka. Akui bahwa tidak semua masalah produktivitas adalah akibat dari kekurangan pribadi.

Undang karyawan menjadi bagian dari upaya tim untuk mengidentifikasi sumber ketidakefisienan lainnya, seperti rapat yang tidak perlu atau pelatihan yang tidak memadai tentang tugas-tugas tertentu.

Mungkin ada masalah endemik bagi seluruh tim juga. Misalnya, organisasi jasa keuangan yang memantau bagaimana karyawan menghabiskan waktu mungkin menemukan bahwa jumlah waktu yang tidak proporsional masuk ke akun bernilai rendah dan dapat mengalihkan jam-jam itu ke akun teratas.

Jika Anda mengingat semua tujuan ini, menerapkan sistem untuk mengukur produktivitas di perusahaan Anda akan berjalan lebih lancar. Metrik akan memberi data yang dapat membantu Anda membentuk pertanyaan (mis., Mengapa orang yang terampil melakukan begitu banyak pekerjaan bernilai rendah). Dari sana Anda dapat mencari jawaban (mis., Bagaimana menyelesaikan tugas-tugas itu oleh orang yang lebih tepat).

Ketika efek positif dari pemantauan muncul ke depan, Anda akan menemukan bahwa karyawan tidak lagi memusatkan perhatian pada pengukuran itu sendiri dan lebih banyak tentang bagaimana memanfaatkan sebaik-baiknya apa yang mereka semua telah pelajari.

Tertarik mencoba?

Baca juga: Jurus Google Agar Karyawan Capai Target

• Editor: Wicak Hidayat
• Sumber: Strategy-Business.com, PWC.com